Minister-president Mark Rutte wiste te vaak sms-berichten die bewaard hadden moeten worden. De premier en zijn ambtenaren verwijderden berichten op basis van een Rijksbrede richtlijn, maar die blijkt niet in lijn met de Archiefwet.
Beeld: NL nieuws
Dat concludeert de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed vandaag na onderzoek naar het archiefbeheer van premier Rutte, diens ministerie van Algemene Zaken en andere departementen. De premier en zijn ambtenaren bewaarden te weinig berichten en selecteerden te streng, oordeelt de toezichthouder.
‘Dat komt vooral omdat zijn ambtenaren, verantwoordelijk voor het opslaan van chatberichten, zich baseerden op een rijksbrede Instructie die niet in lijn blijkt met de Archiefwet’, schrijft de inspectie die zelf besloot tot dit onderzoek. De wet schrijft voor dat alle berichten met ‘bestuurlijke aangelegenheden’ bewaard moeten worden, terwijl dat in de richtlijn vertaald is naar het veel nauwere begrip ‘bestuurlijke besluitvorming’. Zo vallen veel relevante berichten dus over de rand - want geen ‘besluitvorming’ - terwijl ze eigenlijk in het archief hadden moeten belanden.
Hoe vaak op deze manier berichten verwijderd zijn door de premier heeft de inspectie niet kunnen vaststellen: ‘Veel chatberichten zijn immers gewist’.
Aanleiding voor dit onderzoek was de ophef dit voorjaar over de verdwenen smsjes van Rutte. De Volkskrant onthulde in mei dat de premier praktisch dagelijks het sms-archief van de oude Nokia leegde. Na een reprimande van experts en de Tweede Kamer beloofde Rutte beterschap: inmiddels heeft hij een iPhone en verwijdert hij geen smsjes meer. Ook is de werkwijze op zijn ministerie aangepast.
De inspectie schetst in het rapport het beeld dat archiefbeheer geen topprioriteit is in Den Haag. Afdelingen die erover gaan, zijn onderbemenst. Relevante informatie wordt soms pas gearchiveerd als media erom vragen. En als smsjes wel bewaard werden, gebeurde dat ook niet altijd grondig. Zo stuurde Rutte de berichten vaak door. Van het doorgestuurde bericht werd vervolgens een screenshot gemaakt, waardoor niet alle context - zoals het verzendtijdstip - bewaard bleef.
De informatiehuishouding bij Algemene Zaken en andere ministeries moet dus beter, met goede selectielijsten, nieuwe software en meer informatiespecialisten. Ook moeten de Rijksbrede richtlijn en de Archiefwet worden aangescherpt worden, vindt de Inspectie. Dan wordt voor ministers en ambtenaren duidelijk wat wel en niet bewaard moet worden.
Over een half jaar bekijkt de Inspectie de informatiehuishouding bij Algemene Zaken en andere departementen opnieuw.